 Сайт arhiv.admimba.ru является архивом официального сайта Органов Имбинского сельсовета Кежемского района Красноярского краяОфициальный сайт Органов Имбинского сельсовета Кежемского района Красноярского края расположен по адресу admimba.ru |
||||||
 | ||||||
 |  |  |  |  | ||
|
Администрация
 |
Администрация
СМИ Газета "Имбинские ведомости" № 3 от 15.03.2017 гАдрес: Красноярский край, Кежемский район, п. Имбинский, ул. Мира, д. 8 Телефон: 8/39143/ 7-38-25 E-mail: ImbaSelsovet@yandex.ru
№ 03 Газета Администрации Имбинского сельсовета 15 марта 2017 г. Распространяется бесплатно _____________________________________________________________________________________
Постановление администрации Имбинского сельсовета от 06.03.2017 г. № 08 О мерах по усилению пожарной безопасности объектов поселка Имбинский в весенне-летний пожароопасный период
Во исполнение статей 19, 21, 25, 26, 30 Федерального закона от 21.12.1994г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», статей 6, 63 Федерального закона от 22.07.2008г. № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности», статьи 14 Федерального закона от 06.10.2003г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в целях обеспечения пожарной безопасности на территории Имбинского сельсовета при наступлении весенне-летнего пожароопасного периода, снижения тяжести последствий от пожаров, создания необходимых условий для предотвращения пожаров, гибели и травматизма людей в весенне-летний пожароопасный период 2017года, руководствуясь статьей 6 Устава Имбинского сельсовета, ПОСТАНОВЛЯЮ:
Глава Имбинского сельсовета - Н.В. Чеченко
Приложение к постановлению от 06 марта 2017г. № 08 ПЕРЕЧЕНЬ мероприятий, подлежащих реализации в весенне-летний пожароопасный период на территории п.Имбинский Кежемского района
Постановление администрации Имбинского сельсовета от 14.03.2017 г. № 09 Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Имбинского сельсовета.
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации Имбинского сельсовета, в соответствии со статьей 6 Устава Имбинского сельсовета, на основании Государственного стандарта Российской Федерации Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства Культуры РФ от 31.03.2015г N 536, ПОСТАНОВЛЯЮ:
Глава Имбинского сельсовета Н.В.Чеченко
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ИМБИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением. 1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации Имбинского сельсовета (далее – Администрация). 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации. 1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации возлагается на работников, выполняющих функции документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). 1.6. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут руководители подразделений Администрации. 1.7. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
Документы, создаваемые в Администрации, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал. Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт. Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12. Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа имеет следующие размеры полей: 1,0 - левое (для правовых актов - 2,0 - 2,5); 1,0 - правое; 2,0 - верхнее; 2,0 - нижнее. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов 2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты: «Наименование Администрации (подразделения Администрации) или должности лица Администрации (подразделения Администрации)»; «Справочные данные об Администрации»; «Наименование вида документа»; «Дата документа»; «Регистрационный номер документа»; «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»; «Место составления или издания документа»; «Гриф ограничения доступа к документу»; «Адресат»; «Гриф утверждения документа»; «Резолюция»; «Заголовок к тексту»; «Отметка о контроле»; «Текст документа»; «Отметка о наличии приложения»; «Подпись»; «Гриф согласования документа»; «Визы согласования документа»; «Печать»; «Отметка об исполнителе»; «Отметка о заверении копии»; «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; «Отметка о поступлении документа»; «Отметка автоматического поиска документа». Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения. 2.1.2. Реквизит «Наименование Администрации или «Наименование должности лица Администрации» располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. 2.1.3. Реквизит «Справочные данные» содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB- страницы (при наличии), номера телефона, факса. Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 № 1239. Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (48166)-2-72-94 или (48166) 2-72-83. 2.1.4. Реквизит «Наименование вида документа» воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции. 2.1.5. Реквизит «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания. Если авторами документа являются два или более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год.
Например: 15 мая 2006 года ( 15 мая 2006 г.), или 03.01.2006, или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го)
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов. 2.1.6. Реквизит «Регистрационный номер документа» из порядкового номера по учетно-регистрационной форме. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ. 2.1.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.1.8. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения. 2.1.9. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа. Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа. 2.1.10. Реквизит «Адресат» содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату. Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции. 2.1.11. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом. При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера, например: УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального образования Имбинского сельсовета ______________ Инициалы, фамилия (личная подпись) «___»___________ 20__ №______
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции. 2.1.12. Реквизит «Резолюция» оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа. Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:
А.В. Зайцевой Н.С. Никитину
Прошу подготовить проект Соглашения к 15.07.2006
Личная подпись 05.07.2006 На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату. Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе – «Листе резолюций» - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.1.13. Реквизит «Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2-3 межстрочными интервалами. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…»). Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится. 2.1.14. Реквизит «Отметка о контроле» обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». 2.1.15. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа. Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1(1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа). Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)…; б)…;). Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом. 2.1.16. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов. Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложения:
№1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
Смоленской области от 29.09.2006 № 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.
2.1.17. Реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается. Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:
Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия Личная подпись Инициалы, фамилия
Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего. 2.1.18. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа – внешнее согласование. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа под реквизитом «Подпись», центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:
СОГЛАСОВАНО ___________________________ __________Инициалы, фамилия (личная подпись) «___»_________20__
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО Письмо Управления Федеральной налоговой службы по Красноярскому краю в Кежемском районе от «____»_______200__ №___
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами. Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается». 2.1.19. Реквизит «Визы согласования документа» указывает на согласие или несогласие должностного лица органа исполнительной власти с содержанием документа – внутреннее согласование. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 3.2 и 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции. 2.1.20. Реквизит «Печать» проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ «МП»). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.1.21. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 10. Например:
И.И. Иванов 2-84-72
Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью. 2.1.22. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: «Верно» (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.
Например: Верно Управляющий делами Администрации муниципального образования «_________ район» Красноярского края Личная подпись Инициалы, фамилия 07.06.2006 Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита «Подпись» и удостоверяется оттиском печати. Допускается копию документа заверять печатью органа исполнительной власти. 2.1.23. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя слова «В дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату. Например: В дело Исполнено письмом от «___» _______2016 №_____ ______________Инициалы, фамилия (личная подпись) «___»_________2016
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка об исполнении документа может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа. 2.1.24. Реквизит «Отметка о поступлении документа» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 2.1.25. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа» (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы. Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта № 8. Обязательность наличия данного реквизита на документах определяется руководителем органа исполнительной власти.
2.2. Требования к использованию бланков 2.2.1. Документы в Администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения. 2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – не менее 20 мм. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. 2.2.3. В Администрации Имбинского сельсовета применяются следующие бланки: - постановление Главы Имбинского сельсовета; - распоряжение Главы Имбинского сельсовета; - письмо Главы Имбинского сельсовета; - письмо Администрации Имбинского сельсовета; - бланки писем Администрации Имбинского сельсовета. 2.2.4. Бланк письма включает следующие реквизиты: «Наименование Администрации или должности лица Администрации», «Справочные данные», включающие почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB – страницы (при наличии), номера телефона и факса, «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». 2.2.5. Бланк правового акта включает реквизиты: «Наименование Администрации) или должности лица Администрации, «Наименование вида документа», «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». 2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов Главы муниципального образования Имбинского сельсовета утверждаются правовым актом Главы Имбинского сельсовета. 2.2.7. Бланки писем и правовых актов Главы муниципального образования реквизиты на бланках писем и правовых актов Администрации, Главы муниципального образования имеют черный цвет. 2.2.8. Бланки писем и правовых актов Администрации, Главы муниципального образования и его заместителей подлежат учету и хранению в отделе кадров Администрации Имбинского сельсовета. Учет и хранение бланков писем и правовых актов иных органов исполнительной власти осуществляется службами ДОУ этих органов. 2.3. Использование печатей и штампов 2.3.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати. 2.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 2.3.3. Администрация имеет печать, содержащую изображение Государственного герба Российской Федерации, а также полное наименование (гербовая печать). 2.3.4. Гербовая печать Администрации проставляется на подписи Главы и других должностных лиц, уполномоченных Главой или Администрацией на подписание соответствующих документов.
3.1. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: «Герб», «Наименование вида акта», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок», «Текстовая часть» и «Подпись» (приложения № 1,2). Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проставляются в соответствии с их расположением на бланках при регистрации правового акта. К порядковому номеру распоряжения Главы муниципального образования, через дефис добавляется строчная буква «р». Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос «О ком? О чем?», начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть. Преамбула в постановлениях Главы муниципального образования завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ:». которое печатается с красной строки, строчными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами алфавита с закрывающейся круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетными грамотами Администрации, Благодарственными письмами Администрации (в других случаях не рекомендуется). Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Главы муниципального образования из инициалов и фамилии. Проект правового акта подлежит согласованию в порядке, определенном Регламентом Администрации. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату). При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов. В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п. Приложения подписываются руководителем Администрации внесшего проект правового акта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края последнего листа приложения, например:
Исп.И.И. Иванов ______________ (личная подпись)
При наличии в текстовой части правового акта ссылки «согласно приложению» или «прилагается» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», ниже, через 1 межстрочный интервал, указывается правовой акт, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. При утверждении состава комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) рекомендуется использовать формулировку «Утвердить состав комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) согласно приложению». При наличии в текстовой части правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)…» (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на правовой акт, его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО постановлением (распоряжением) Главы Имбинкого сельсовета от______________ №____
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописными буквами, и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала. Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если заголовки грамматически не связаны с заголовком графы. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов «итого», «всего» не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Заголовки граф _________________________________________________________________
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения. В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе – номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например: Раздел 3. Организация работы Комиссии Подраздел 3.1. Проведение заседаний Пункт 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. Подпункт 3.1.3.1. 3.1.3.2. 3.1.3.3. Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. например: а). 3.3. После распечатки проекта правового акта на типографском бланке исполнитель готовит электронную копию правового акта вместе с приложениями к нему в одном файле формата Word for Windows (шрифт Times New Roman). В электронной копии воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка правового акта, за исключением Герба. Ответственность за соответствие электронной копии правового акта бумажному носителю несет разработчик правового акта.
4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий 4.1.1. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых Администрацией (подразделением Администрации), оформляются протоколом. 4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Заголовок», «Дата документа», «Подпись». Наименование вида документа - слово «П Р О Т О К О Л» печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами. Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания. 4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), присутствующих на заседании; повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос «О ком? О чем?». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля). Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования. 4.1.4. Протоколы совещаний подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания. Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает слово «Председатель» («Председательствующий»), его личную подпись, инициалы и фамилию. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляется отметка «Для служебного пользования». Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения № 3,4). 4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью (не гербовой). На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются. После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.
4.2. Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных мероприятий 4.2.1. Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются по указанию Главы муниципального образования. 4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом : - реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу; - слово «С Т Е Н О Г Р А М М А» печатается вразрядку, прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; - наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова «С Т Е Н О Г Р А М М А» и выравнивается по центру; - реквизит «Дата документа» печатается ниже наименования мероприятия, полужирным шрифтом и ограничивается правой границей текстового поля; - место проведения (название города или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом «Дата документа» полужирным шрифтом; - текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами. 4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа. 4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ подразделения Администрации, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания. 4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства. 4.3. Должностная инструкция 4.3.1. Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника Администрации. Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность. Должностные инструкции работников Администрации утверждаются руководителем. 4.3.2. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). 4.3.3. Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка «Ознакомлен», его инициалы, фамилия, подпись и дата ознакомления.
4.4. Служебные письма 4.4.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами- ответами и др. 4.4.2. Письма оформляются на бланках установленных форм. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке. Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом. От следующего реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами. Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам. Наименование органов государственной власти, организаций, указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, например:
Администрация Имбинского сельсовета
Начальнику отдела Инициалы, фамилия
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже:
Начальнику Департамента экономического развития Красноярского края Инициалы, фамилия
Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Кежемского района и другим постоянным корреспондентам. Составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 № 1239. В соответствии с указанными Правилами устанавливается порядок написания почтового адреса, включая: - наименование организации (юридического лица) или фамилии, имени, отчества (физическое лицо); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страну (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. При адресовании письма организации в реквизите «Адресат» указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется гражданину, указываются инициалы, фамилия, почтовый адрес, например:
И.И.Калинину
ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Кодинск, Красноярского края, Кежемского района
4.4.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя Администрации. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Администрации. В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами. 4.4.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие: Уважаемый Сергей Иванович! Уважаемый господин Титов! Иван Иванович!
Если письмо оформлено на бланке Администрации, то текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например:
«Комитет считает...», «Комитет рассмотрел...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 4.4.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка. 4.4.6. Датой письма является дата его подписания. 4.4.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа. При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля, например: На № А18-571 от 20.10.2000 В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа. 4.4.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2-3 межстрочными интервалами.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 5.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов 5.1.1. Движение документов в администрации сельсовета с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.1.2. Доставка корреспонденции в администрацию сельсовета осуществляется: через почтовое отделение связи; телеграфной связью; нарочно - представителями различных организаций, учреждений, предприятий. Документы могут быть переданы Главе сельсовета или заместителю Главы сельсовета при личном приеме. 5.1.5. Прием корреспонденции осуществляет заместитель главы администрации 5.1.6. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах ,приложениях. В реестрах проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать проставляется на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов. 5.1.7. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями. 5.1.8. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам. При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 5.1.9. Корреспонденция, (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу. 5.1.10. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить адрес отправителя. 5.1.11. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации. Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 10.
5.2. Регистрация документов 5.2.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. 5.2.2. Документы регистрируются при поступлении в канцелярию. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно. Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления. 5.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения регистрационной книги. При регистрации входящих документов в регистрационную книгу вносятся следующие основные реквизиты регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; фамилия лица, подписавшего документ; дата документа; исходящий номер; дата поступления; регистрационный номер документа; заголовок документа (краткое содержание); резолюция; срок исполнения; количество листов приложения; дата ответа заявителю; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются: наименование организации - получателя документа; наименование вида документа; дата и регистрационный номер; заголовок документа (краткое содержание); фамилия руководителя, подписавшего документ; фамилия лица, являющегося составителем документа. В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет. 5.2.4. На первом листе регистрируемых документов в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в администрацию сельсовета. Отметка о поступлении документа включает в себя: наименование муниципального образования; дату поступления документа; регистрационный номер документа в пределах календарного года. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. 5.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя: индекс документа. порядковый номер в пределах календарного года; дсп - для служебного пользования. Исходящий регистрационный номер включает в себя: индекс документа порядковый номер в пределах календарного года, 5.2.6. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в канцелярию для регистрации. 5.2.7. Зарегистрированные и переадресованные в соответствии с резолюциями (поручениями) руководителей в течение дня документы включаются в книгу регистрации входящих документов. 5.2.8. Получение документов осуществляется в течение рабочего дня.
5.3.Организация работы с документами 5.3.1. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа для исполнения. 5.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании правовых актов высших органов государственной власти и управления . Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой сельсовета или его заместителем. В случае если руководителем не указан срок исполнения документа, он не должен превышать 30 дней. 5.3.3. Срок исполнения документа может быть изменен - Главой сельсовета при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения вносятся в регистрационные данные, и об изменении сроков исполнения сообщается заявителю. 5.3.4. Отметку об установлении контроля за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или оттиском штампа "Контроль". 5.3.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или при наличии иного документального подтверждения исполнения. 5.3.6. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Главы сельсовета или заместителя администрации сельсовета. При производстве правоохранительными органами выемки документов в канцелярии составляется надлежащим образом оформленный протокол выемки. 5.3.7. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации сельсовета, к отправке не принимаются. 5.3.8. Выдача документа адресату допускается в исключительных случаях, вызванных необходимостью срочного решения вопросов, изложенных в документе. При этом получатель расписывается на экземпляре документа, остающемся в деле.
5.4. Отправка исходящих документов 5.4.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые Главой сельсовета, администрацией сельсовета. Документы, не связанные с деятельностью Главы сельсовета и администрации сельсовета, к отправке не принимаются. Документы отправляются: почтовым отделением связи; телеграфной связью; нарочно. 5.4.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления. Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. 5.4.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии: точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов; необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки; необходимого количества экземпляров приложений к документу; визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями; двух экземпляров списков на рассылку документа; подписи Главы сельсовета или его заместителя (далее - руководитель) 5.4.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день регистрации. 5.4.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в канцелярии и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел. 5.4.6. Обработка отправляемых документов включает: сортировку и вложение в конверты; указание адресата на конверте; определение стоимости отправления; проставление оттиска отправителя; передачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 5.4.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим. Срочные документы доставляются адресатам нарочно Доставка адресатам документов нарочно осуществляется с отметкой в журнале исходящей корреспонденции, доставляемой нарочно. 5.4.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа. 5.4.9. Исходящие документы учитываются в книгах регистрации отправляемой корреспонденции 5.4.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. 5.4.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в канцелярии; запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования". Подлинники документов после их передачи направляются в канцелярию либо возвращаются исполнителям.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов 5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих. 5.5.2. Документы передаются на подпись руководителю в соответствии с распределением обязанностей между руководителями. После подписания документы передаются на регистрацию.
5.6.Электронная почта 5.6.1. Электронная почта (далее – ЭП) в Администрации предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети. 5.6.2. Электронное письмо – это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. 5.6.3. Администратор ЭП – ответственное лицо из числа сотрудников Администрации, прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием-передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем адресатам. 5.6.4. Руководитель подразделения Администрации назначает администратора ЭП и обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 8.30 до 17.30. 5.6.5. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем Администрации (подразделения Администрации) или его заместителем. 5.6.6. Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа. 5.6.7. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится в службе ДОУ.
6.1. Лексика деловых бумаг и документов. Лексика деловых бумаг и документов достаточно обширна. Ее отличительные свойства - насыщенность терминами и тенденция к унификации сочетаний слов в соответствии с типовыми ситуациями. Употребление как однозначных, так и многозначных слов, соблюдение норм сочетаемости, умелое использование речевых клише - часть языковой культуры делового человека. Смысловая точность речи - одно из условий, обеспечивающих как практическую, так и правовую ценность документа. Любые ошибки затрудняют восприятие содержания документа, искажают его смысл и снижают значимость. Наиболее распространенные ошибки, связанные с неразличением паронимов, с невнимательным выбором синонимов, тавтологические сочетания. Паронимы - близкие по звучание, но различающиеся по значению слова. Сравните глаголы «представить» и «предоставить» (значение и употребление).
Паронимы могут различаться не только значением, но и лексической сочетаемостью (поместить - разместить), способами грамматической связи с другими словами (заплатить за что-либо - оплатить что-либо), стилистической окраской (океанский - океанический). Плеоназм (от греч. pleonasmos- переизбыток) - частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание. Это речевая ошибка, свидетельствующая о неумении точно и лаконично выражать мысли Например, нужно ли говорить "в апреле месяце", "информационные сообщения", "памятный сувенир"? Нет, так как апрель - это название месяца, так как любое сообщение содержит некую информацию, сувенир - это подарок на память. В ряде случаев типичные плеоназмы могут видоизменяться. Тогда изменится и критерий правильности-неправильности.
6.2. Орфография. При оформлении документов мы руководствуемся «Правилами русской орфографии и пунктуации», изданными впервые в 1956 г. В настоящее время наблюдаются значительные изменения в употреблении прописных букв. Прописная буква в именах собственных употребляется во всех частях как сложных, так и составных имен, кроме артиклей (в европейских именах) и компонентов, обозначающих степени родства или иерархию чинов (в арабских и азиатских именах). Например: аэропорт имени Шарля де Голля, Фарух аль-Фейсал, Нараяма-сан, Ким Чен Ир, Чарлз Спенсер Чаплин, Жан-Поль Бельмондо. Русская транскрипция имен может не соответствовать языку оригинала, поэтому употребление имен обязательно корректируется по справочникам или определяется рекомендациями контрагентов. Дефис в именах собственных употребляется: - в сложных именах (Жан-Жак Руссо); - с частицами Сан-, Сент-, Сен-, Лос-, Лас- (в европейских именах); - в географических названиях и именах (возможно двойное дефисирование в географических названиях): Лос-Анджелес, Сент-Экзюпери,Франкфурт-на-Майне. При склонении имен сложных изменяется только вторая часть имени: у Жан-Поля Бельмондо. При склонении составных имен изменяются все слова: для Уильяма Джефферсона Клинтона. 6.2.1. Прописная буква в географических названиях - родовые понятия пишутся со строчной буквы: - мост Александра III; - муниципальный округ «Коптево";
с прописной буквы, если входят в собственное название: - округ «Марьина Роща»; - город Белая Церковь.
в полных официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы (и в усеченных наименованиях) -Содружество Независимых Государств - страны Содружества; -США - правительство Соединенных Штатов - живет в Штатах;
в образных названиях - только первое слово и имена собственные: - Страна кленового листа = Канада; - Страна Суоми = Финляндия. Образные названия не употребляются в документах и деловых бумагах.
6.2.2. .Прописная буква в наименованиях должностей и званий С прописной буквы пишутся названия высших государственных должностей, а их эквиваленты - со строчной: - Президент РФ - глава государства, российский президент. Все остальные названия должностей пишутся со строчной буквы. Отступления возможны при оформлении подписи под документом. Названия иностранные, в т. ч. международные, пишутся в соответствии со статусом документа или пожеланиями контрагентов.
6.2.3. Прописная буква в названиях организаций, учреждений и предприятий При оформлении клишированных форм документов может быть использован единый шрифт без различения прописных и строчных букв. Слова, которые пишутся с прописной буквы; - важнейшие международные организации (Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН); - высшие государственные учреждения и организации (Совет Федерации, Государственная Дума, Федеральное Собрание, Конституционный Суд); - высшие военные объединения России (Вооруженные Силы России, Объединенные Вооруженные Силы СНГ). Первое слово с прописной: - центральные учреждения РФ (Министерство путей сообщения); - центральные международные и зарубежные учреждения и организации (Международный олимпийский комитет. Комиссия ООН по...); - учреждения местного значения (Префектура Центрального округа г. Москвы, Департамент образования. Арбитражный суд Москвы); 4) научные и учебные заведения, учреждения культуры, предприятия (Российская академия наук = Академия наук России, Музей декоративно-прикладного искусства, завод "Красный богатырь". Первый московский часовой завод = 1-й Московский часовой завод, агентство недвижимости «Белый город», банк «Славянский кредит»). Слова, которые пишутся со строчной буквы: 1) эквивалентная замена (российский парламент, верхняя/нижняя палата парламента); 2) зарубежные учреждения и организации (военно-морской флот Франции, вооруженные силы ООН). Написание высших органов законодательной власти иностранных государств является спорным вопросом. В неофициальных бумагах возможна строчная буква (бундестаг, конгресс США), в официальных документах необходимо руководствоваться дипломатическим протоколом или пожеланиями контрагентов. 6.2.4. Названия СМИ: а) названия органов печати заключаются в кавычки (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Новое время», «Независимая газета» сообщает); 6.2.5. Прописная буква при правописании ИМЕН, ОТЧЕСТВ, ФАМИЛИЙ Склонение фамилий Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля. Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель. Фамилии, оканчивающиеся на неударные гласные -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но: Гарсиа, Гулиа). Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы. Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя. 6.2.6. Правописание знаков отличия, премий В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов «орден» и «степень»: орден Суворова I степени, но: орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов. В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: орден "Материнская слава" I степени, медаль «Защитнику свободной России», медаль «За спасение утопающих», медаль «За отвагу на пожаре», медаль «За личное мужество». В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им. Жолио-Кюри. В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова «премия»: Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия. Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.
6.3. Грамматика Наиболее частыми являются ошибки в определении рода, числа, типа склонения заимствованных слов. Например, неверно: - мониторинги предприятий отрасли - слово «мониторинг» не имеет формы множественного числа, только: мониторинг; - предложить инновацию - слово «инновация» не имеет единственного числа, только: инновации; - без карт-бланша - калька (копия) с французского в русском языке не склоняется, только: карт-бланш Запомним:
Актуальной проблемой является образование форм именительного и родительного падежей множественного числа. В именительном падеже множественного числа возможны окончания -а (-я) или -и (-ы):
В ряде случаев различия в формах именительного падежа множественного числа связаны со значением слов:
Большие затруднения вызывает согласование слов. Чтобы правильно согласовать несклоняемые существительные с прилагательными и глаголами, необходимо установить род существительных в соответствии с правилами: мужской род: - одушевленные существительные, называющие мужчин (буржуа; рантье); - названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся мужскими (атташе, крупье, рефери); - названия животных (фламинго, пони); женский род: - обращение к женщине (леди, пани, мадам); - названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся женскими (травести); - самки животных (динго кормила щенков); - соотносимые с существительными женского рода (авеню =улица); средний род: - неодушевленные существительные (коммюнике, резюме, авизо, фиаско, факсимиле). Чтобы определить род аббревиатур, надо выделить стержневое слово в полном сочетании: - МПС - ср. р. (Министерство путей сообщения); - ФСБ - ж. р. (Федеральная служба безопасности); - МВФ - м. р. (Международный валютный фонд). Род заимствованных аббревиатур определяется по русскому переводу стержневого слова:
Запомнить: ТАСС, МИД, ОМОН, УБЭП - мужского рода; РОНО, РАО, ТОО, ЗАО - среднего рода. 6.4. Словообразование Словообразование тесно связано с такими разделами, как лексика и грамматика, и представляет едва ли не большую сложность. Немалую трудность представляет образование глаголов и прилагательных от иностранных слов, в т. ч. терминов деловой и общественно-политической речи. При образовании глаголов наиболее продуктивны суффиксы: - изова- и -изирова-. Можно выделить группы слов: 1) возможен только суффикс -изова-: деморализовать, локализовать, парализовать, мобилизовать; 2) возможен только суффикс -изирова-: активизировать, муниципализировать, утилизировать, госпитализировать; 3) возможны оба варианта (причем чаще встречается второй): -вулканизовать - вулканизировать; - пастеризовать - пастеризировать; - популяризовать - популяризировать. Продуктивны также суффиксы -ова-/-ева-, -рова- и др.: - секвестровать - секвестировать, гарантировать, нокаутировать, вотировать; -коррумпировать, патентовать, цивилизовать, патронировать. Иногда образование глагола зависит от значения омонима: - регент - регентствовать (исполнять обязанности монарха); - регент - регентовать (дирижировать церковным хором). Для прилагательных нет подобных правил, поэтому следует обращать особое внимание на лексическое значение исходных слов: - аккредитив - аккредитивный; -аккредитация - аккредитационный; - Европа - европейский, европеоидный, европеизированный; - Евразия - евразийский; - Европа и Азия - евро-азиатский; - мессия - мессианский; - миссия - миссионерский; - цена - ценовой; - цензура - цензурный; - ценз - цензовый; - церемония - церемонный; - церемониал - церемониальный. При образовании глаголов, причастий и прилагательных следует пользоваться словарями и справочниками.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и настоящей Инструкцией. Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Администрации (подразделениях Администрации), с указанием сроков их хранения. 7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов исполнительной власти, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела . 7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 – обозначение структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений органов исполнительной власти; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. Если в течение года в структурных подразделениях Администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 7.1.4. Номенклатура дел Администрации (подразделения Администрации) разрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года на следующий календарный год, согласовывается с ЭПК, утверждается руководителем подразделения Администрации. 7.1.5. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации (подразделения Администрации). Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделение Администрации получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел. 7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством 7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Администрации, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение № 6); - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) 7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно; - приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д. 7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3. Экспертиза ценности документов 7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации. Организация работы ЭК определяется Положением об ЭК. 7.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно уточняется действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел. Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Положением об ЭК Администрации. 7.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение № 8). 7.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению. 7.4. Формирование и оформление дел 7.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении. 7.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. 7.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 7.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на запрет снятия копий с документов дела. Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 9.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. 7.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. 7.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы. В заверительном листе цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть), графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива. 7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывается наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом: - наименование органа местного самоуправления указывается полностью, в именительном падеже; - наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; - индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации , согласованной с ЭПК Кежемского района по делам архивов; - дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Кежемского района Красноярского края по делам архивов (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела Администрации (подразделения Администрации).
7.5. Составление и оформление описей дел 7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за ведомственный архив Администрации, составляются описи дел . 7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Администрации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается «то же», другие реквизиты указываются полностью. Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д. 7.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются соответственно в 4 экземплярах и 3 экземплярах, которые представляются в архивный отдел Администрации. После утверждения и согласования их на ЭПК архивного органа 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 2 экземпляра описи дел по личному составу передаются в ведомственный архив Администрации. Остальные экземпляры остаются в архивном отделе Администрации.
7.6. Организация оперативного хранения документов 7.6.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации дела хранятся по месту их формирования. 7.6.2. Руководители подразделений Администрации и работники службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел. 7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в Администрации. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается. 7.6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов, в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен. 7.6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения Администрации с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.
7.7.ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ 7.7.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях -источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. 7.7.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов. 7.7.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. 7.7.4. В организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы. 7.7.5. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом. Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов организацией. 7.7.6. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией. 7.7.7. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Передача дел проводится в государственном (муниципальном) архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел. При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке. 7.7.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой - в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией. Архив организации принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов.Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. 7.8. Использование документов архивного отдела Администрации 7.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивном отделе Администрации, предоставляются работникам подразделений Администрации для работы в помещении архивного отдела или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архивного отдела. 7.8.2. Работники подразделений Администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. При увольнении работник подразделения Администрации обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 7.8.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.
Герб
Администрация Имбинского сельсовета
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от_____________ №______
(Заголовок (о чем?)) _______________________ _______________________
(преамбула) __________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЯЮ:
(постановляющая часть)
__________________________________________________________________________________________________________ 1.1. (или а)) ________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________ 2.
Инициалы, фамилия
Герб
Администрация Имбинского сельсовета
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от_____________ №______
(Заголовок (о чем?)) _______________________ _______________________
(преамбула) __________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЯЮ:
(распорядительная часть) _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________
Инициалы, фамилия
П Р О Т О К О Л
с о в е щ а н и я
Администрации Имбинского сельсовета
от ____________ № ______
Председатель (председательствующий) – Секретарь – Присутствовали: ____ человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Доклад (должность, фамилия, инициалы) …
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: Председатель (Председательствующий) Подпись Инициалы фамилия
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
с о в е щ а н и я
от _________________ № ______
________________________ ________________________ (наименование должности) (инициалы, фамилия)
Наименование должности составителя номенклатуры дел
Дата Подпись Инициалы, фамилия
Подпись зав. ведомственного архива
Итоговая запись о категориях
ЭПК Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно)
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____
В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________________________________ __________________________________________________________листа(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы __________________________, пропущенные номера ______________________________, + листы внутренней описи ____________________________ ____________________________________.
(должность лица, составившего заверительную надпись, подпись, расшифровка подписи, дата)
______________________________________________________________ (наименование органа )
----------------------------------------------------------------------------------------------
Д Е Л О № ______
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Начато_______________20__
Окончено_____________20__
На ________________ листах
__________________________ (срок хранения)
Фонд № ________ Опись №________ Дело № ________
А К Т о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению
На основании ______________________________________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов) с указанием сроков их хранения) Экспертная комиссия в составе: ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________
отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие значение следующие документы (дела):
Итого за ________год в акт № ______ внесено ________документов и дел (прописью) _____ _____________________ _________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку_________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ)
С П Р А В К А из дела «_________________________________________»
Приложение № 10 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Имбинского сельсовета от 14 марта 2017 года № 09
ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В АДМИНИСТРАЦИЮ ИМБИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
Постановление администрации Имбинского сельсовета от 14.03.2017 г. № 10 Об утверждении программы производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических мероприятий в Администрации Имбинского сельсовета.
С целью обеспечения контроля за соблюдением санитарных правил и гигиенических нормативов, а также выполнения санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий в соответствии с санитарными правилами СП 1.1. 1058-01 «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий», утвержденными постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 13.07.2001 г. № 18, Федерального закона № 52 от 30.03.1999 «О санитарно-эпидемическом благополучии населения». ПОСТАНОВЛЯЮ: 1.Утвердить программу(план) производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнение санитарно-противоэпидемических мероприятий в Администрации Имбинского сельсовета на 2017-2022 годы», согласно приложению 1.
4.Постановление вступает в силу с момента подписания.
Глава Имбинского сельсовета Н.В.Чеченко
Приложение к постановлению от 14.03.2017г. №10 Утверждаю Глава Имбинского сельсовета Кежемского района Красноярского края _______________Н.В.Чеченко «____»_____________2017г.
ПРОГРАММА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий Муниципального образования Имбинский сельсовет Кежемского района Красноярского края на 2017-2022 годы
п. Имбинский 2017 г.
Свидетельство о внесении записи в Единый гос.реестр: ИНН: 2420004107; КПП 242001001
ОКПО: 04095457 ОКОГУ: 3300500 ОКАТО: 04224806001 ОКВЭД: 75.11.32 ОКФС: 14 ОКОПФ: 72 ОКТМО: 04624406
Настоящая Программа производственного контроля (далее – Программа) разработана в соответствии с требованиями правил СП 1.1.1058-01 «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно- противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий» и санитарных правил «Изменения и дополнения № 1 к санитарным правилам «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно- противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.1058-01 «СП 1.1.2193-07». Программа разработана с целью обеспечения благоприятных условий труда работников, а также предотвращения загрязнения среды обитания населения и производственной среды в результате производственной деятельности, что позволит исключить вредное воздействие на здоровье человека.
(утв. Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 10 июля 2001г.)
(утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 30 мая 2003 г.).
(утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 28 мая 2003 г.).
(утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 12 июля 2002 г.).
дезинсекционных мероприятий против синантропных членистоногих" (утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 7 июня 2003 г.). III. Перечень работников Администрации Имбинского сельсовета, на которых возложены функции по осуществлению производственного контроля. 1.Глава Имбинского сельсовета
IV . Перечень должностей работников, подлежащих медицинским осмотрам.
Программа предусматривает осуществление мероприятий по контролю за санитарно- эпидемиологическими правилами и гигиеническими нормативами и обеспечивает контроль за: - санитарным состоянием в администрации Имбинского сельсовета - условиями труда работающих в администрации Имбинского сельсовета - при исследовании микроклимата производится измерение температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха в теплый и холодный периоды года - при контроле освещенности проводится измерение искусственной освещенности и коэффициента пульсации. Контроль прохождения медицинского обследования персонала, поступающего на работу осуществляется Главой Имбинского сельсовета. - выполнением графика проветривания помещений – ежедневно; - устранением выявленных ранее нарушений санитарных норм и правил – еженедельно; - организацией сбора, временного хранения и удаления отходов производства – постоянно; - эффективностью дезинсекционных мероприятий при необходимости, но не реже одного раза в квартал. Производственный контроль за объектами, подлежащими санитарной обработке, периодичность обработки, организует и контролирует Главой Имбинского сельсовета посредством визуального наблюдения за выполнением мероприятий, представленных в таблице № 1. Таблица № 1 Контроль санитарно обработки помещений
Производственный контроль за условиями безопасности труда Обеспечение безопасных условий труда в организации направленно на реализацию статьи 25 Федерального закона № 52-ФЗ от 30.03.99г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и имеет цель предупреждения профессиональных и массовых инфекционных заболеваний среди трудящихся. Поставленная цель достигается выполнением требований санитарно - санитарно-эпидемиологическом правил и гигиенических нормативов. Производственный контроль за соблюдением указанных выше санитарно- эпидемиологических правил и гигиенических нормативов достигается проведением визуального контроля, а также лабораторными исследованиями и инструментальными измерениями факторов среды на рабочих местах, представлена в таблице № 2
Лабораторные исследования и инструментальные измерения на рабочих местах организуются и контролируются ответственным за осуществление производственного контроля в соответствии с табл. № 3 Таблица №3
- при исследовании микроклимата производится измерение температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха в теплый и холодный периоды года; - при контроле освещенности проводится измерение искусственной освещенности и коэффициента пульсации . Ответственным за организацию контроля за соблюдением безопасных условий труда является глава администрации Имбинского сельсовета. Визуальный контроль предусматривает проверку: - исправности технологического, санитарно-технического оборудования и инвентаря; - герметичности оборудования при наличии технологических требований: - исправности отопления, электроснабжения ; - соответствия систем освещения принятому технологическому процессу, их исправности и укомплектованности осветительных приборов лампами; - исправности и использования средств коллективной защиты (вентиляционные системы, защитные экраны, шумо – и виброгасящее оборудование); - исправности и использования средств механизации и автоматизации; - наличие знаков безопасности, опасных зон и механизмов; - безопасности рабочих проходов ; - наличия, исправности и использования средств индивидуальной защиты; - своевременности удаления отходов производства; - соблюдения общего санитарно-гигиенического и противоэпидемиологического режима в административных помещениях (выполнения графиков санитарной уборки, наличия уборочного инвентаря, его маркировки, наличия моющих и дезинфицирующих средств); - достаточности используемых дезинфицирующих средств, режима их хранения; - наличия насекомых и грызунов; - устранения выявленных ранее нарушений санитарных норм и правил; Контроль за санитарно-гигиеническим состоянием административного помещения Имбинского сельсовета - Контроль за санитарно-гигиеническим состоянием административного помещения Имбинского сельсовета осуществляется главой Имбинского сельсовета посредством визуального наблюдения и организации лабораторных исследований и инструментальных измерений. - Визуальный производственный контроль осуществляется главой Имбинского сельсовета и предусматривает контроль за: - состоянием внутренней отделки помещений – ежемесячно; - функциональным состоянием систем отопления, электроснабжения и отведения сточных вод, санитарно-технического оборудования и инвентаря – ежемесячно; - соответствием систем освещения принятому технологическому процессу, их исправности и укомплектованности осветительных приборов лампами – ежемесячно; - целостностью оконного остекления, его санитарным состоянием, чистотой светильников – ежемесячно; - обеспеченностью спецодеждой, средствами индивидуальной защиты, инвентарем – ежемесячно. - функциональным состоянием мебели – ежемесячно; - выполнением графика санитарной уборки помещений – ежемесячно. Лицами, ответственными за осуществлением производственного контроля, производятся следующие мероприятия:
VII. ПЕРЕЧЕНЬ Форм учета и отчетности, установленной действующим законодательством по вопросам, связанным с осуществлением производственного контроля.
Постановление администрации Имбинского сельсовета от 14.03.2017 г. № 11 О внесении изменений в постановление № 33 от 17.11.2015г. «Об утверждении Порядка и условий формирования муниципального задания в отношении районных муниципальных учреждений и финансового обеспечения выполнения муниципального задания»
В соответствии с пунктами 3 и 4 статьи 69.2 Бюджетного кодекса Российской Федерации, подпунктом 2 пункта 7 статьи 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» и частью 5 статьи 4 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях», руководствуясь Уставом Имбинского сельсовета, ПОСТАНОВЛЯЮ:
-в приложении к постановлению: -абзац шестой пункта 2 дополнить словами «а также требования к отчетности о выполнении муниципального задания.»; в пункте 7 слова «(за исключением имущества, сданного в аренду или переданного в безвозмездное пользование)» заменить словами «(за исключением имущества, сданного в аренду или переданного в безвозмездное пользование, а также затрат на содержание жилых помещений, предоставленных сотрудникам учреждения по договорам найма, в части возмещения коммунальных услуг)»; - пункт 7 дополнить абзацем следующего содержания: «Объем финансового обеспечения выполнения муниципального задания рассчитывается в срок не позднее 15 рабочих дней со дня утверждения главным распорядителем средств бюджета лимитов бюджетных обязательств на финансовое обеспечение выполнения муниципального задания.»; - в абзаце десятом пункта 8 цифры «2015» заменить словами «текущем финансовом», слова «применяет коэффициент» заменить словами «принимает решение о применении коэффициента»; - в абзаце одиннадцатом пункта 8 слова «V2015» заменить словами «Vтфо»; - в абзаце тринадцатом пункта 8 слова «V2015» заменить словами «Vтфо», цифры «2015» заменить словами «текущем финансовом»; - абзац первый пункта 10 после слов «на оказание муниципальной услуги утверждаются» дополнить словами «в срок не позднее 15 рабочих дней со дня утверждения главным распорядителем средств муниципального бюджета лимитов бюджетных обязательств на финансовое обеспечение выполнения муниципального задания»; - абзац первый пункта 13 после слова «определяемые» дополнить словами «стандартами оказания муниципальных услуг (выполнения работ), утвержденными главным распорядителем бюджетных средств, а в случае их отсутствия –»; - абзац седьмой пункта 17 исключить; - абзац четвертый пункта 18 исключить; - в пункте 30 слово «текущего» заменить словом «очередного»; - пункты 31-33 изложить в следующей редакции: «31. В случае если муниципальное задание в соответствии с методикой оценки выполнения муниципальными учреждениями муниципального задания на оказание муниципальных услуг (выполнение работ), утвержденной постановлением Администрации Имбинского сельсовета, признано невыполненным по муниципальной услуге (работе) в части показателей, характеризующих качество и (или) объем муниципальной услуги (работы), то неиспользованные в текущем финансовом году остатки средств субсидии, образовавшиеся в связи с невыполнением муниципального задания в части показателей, характеризующих качество и (или) объем муниципальной услуги (работы), подлежат возврату в бюджет в срок до 1 марта очередного финансового года.
Мониторинг осуществляется не реже двух раз в течение текущего финансового года, а по итогам отчетного финансового года – не позднее 10 февраля года, следующего за отчетным, на основании представленного муниципальными казенными, бюджетными и автономными учреждениями отчета о выполнении муниципального задания за отчетный период по следующим направлениям: соответствие качества оказанных муниципальных услуг (выполненных работ) установленным в муниципальном задании показателям качества муниципальных услуг (работ); соответствие объема оказанных муниципальных услуг (выполненных работ) установленным в муниципальном задании показателям объема муниципальных услуг (работ). По итогам проведения мониторинга главным распорядителем средств бюджета, в ведении которого находятся муниципальные казенные учреждения, Администрацией Имбинского сельсовета, осуществляющей функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, в ведении которого находятся муниципальные бюджетные или муниципальные автономные учреждения, составляется аналитическая записка о результатах мониторинга, содержащая характеристику: фактических результатов выполнения муниципальным бюджетным учреждением муниципального задания; факторов, повлиявших на отклонение фактических результатов выполнения муниципальным бюджетным учреждением муниципального задания от запланированных. На основании результатов мониторинга, проводимого в течение текущего финансового года, главные распорядители средств бюджета, в ведении которых находятся муниципальные казенные учреждения, Администрация Имбинского сельсовета, осуществляющая функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, в ведении которого находятся муниципальные бюджетные или муниципальные автономные учреждения, при выявлении необходимости внесения изменений в муниципальное задание, осуществляют формирование нового муниципального задания (с учетом внесенных изменений) в соответствии с Порядком. Аналитическая записка о результатах мониторинга в течение 10 рабочих дней со дня завершения проведения мониторинга Администрацией Имбинского сельсовета, осуществляющей функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, в ведении которого находятся муниципальные бюджетные или муниципальные автономные учреждения, предоставляется Главе Имбинского сельсовета.
Отчет о выполнении муниципального задания за отчетный финансовый год формируется муниципальным учреждением и представляется главному распорядителю средств бюджета, в ведении которого находится муниципальное казенное учреждение, Администрации Имбинского сельсовета, осуществляющей функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, в ведении которого находятся муниципальные бюджетные или муниципальные автономные учреждения, в сроки, установленные муниципальным заданием, но не позднее 25 января финансового года, следующего за отчетным. Отчет о выполнении муниципального задания за отчетный финансовый год должен содержать следующую информацию: наименование муниципального учреждения, оказывающего услугу (выполняющего работу); наименование оказываемой услуги (выполняемой работы); наименование показателя качества (объема) оказываемых муниципальных услуг (выполняемых работ); значения показателей качества (объема) оказываемых муниципальных услуг (выполняемых работ), утвержденные в муниципальном задании на отчетный финансовый год; фактические значения показателей качества (объема) оказываемых муниципальных услуг (выполняемых работ) за отчетный финансовый год; причины отклонения значений показателей качества (объема) оказываемых муниципальных услуг (выполняемых работ) от запланированных; источник информации о фактических значениях показателей качества (объема) оказываемых муниципальных (выполняемых работ); иную информацию, запрашиваемую главным распорядителем средств бюджета, в ведении которого находится муниципальное казенное учреждение, Администрацией Имбинского сельсовета, осуществляющей функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, в ведении которого находятся муниципальные бюджетные или муниципальные автономные учреждения, необходимую для проведения оценки выполнения государственного задания.»; - пункт 35 изложить в следующей редакции: «35. Сводный отчет о фактическом исполнении муниципальных заданий муниципальными учреждениями в отчетном финансовом году по форме согласно приложению № 4 к Порядку вместе с аналитической запиской о результатах мониторинга по итогам отчетного финансового года представляется Администрацией Имбинского сельсовета, осуществляющей функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, главным распорядителем средств местного бюджета в отношении подведомственных муниципальных казенных учреждений в срок до 10 февраля текущего финансового года, Главе Имбинского сельсовета.»; - заголовок приложения № 2 к Порядку изложить в следующей редакции: «Значения натуральных норм, необходимых для определения базовых нормативов затрат на оказание муниципальных услуг, выраженных в натуральных показателях и установленных методом наиболее эффективного учреждения».
Глава Имбинского сельсовета - Н.В. Чеченко
Имбинские ведомости» Учредитель: Администрация Адрес: 663479 п. Имбинский Газета для руководителей и всех, Имбинского сельсовета Кежемского района, кто хочет жить с законом в ладу. Красноярского края, ул. Мира 8
Газета набрана в компьютерном варианте в Администрации Имбинского сельсовета Тираж 50 экз. Ответственный: А.Ш. Миннахметова
← вернуться к перечню СМИ, учредителем которых является Администрация ← |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Информация по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
|
![\](./dis/newsicon.png "\")
|
Главное
|
|
Полезная информация
Сайты государственных органов и другая полезная информация
|
Президент Российской Федерации
 |
|
Меню блока Администрация
  |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |